Konzepte

4. Schritt

Projektsteuerung und -durchführung organisieren

4.1 Zeit- und Fahrplan erstellen

Sind die strategischen und operativen Ziele und somit auch die Zielgruppe geklärt, geht es darum, die konkrete Vorgehensweise abzustimmen. Auf der Arbeitsebene bedeutet dies in einem ersten Schritt, die wichtigsten Eckpunkte für ein Projektmanagement zu vereinbaren.

Dazu gehören:

  • Klärung der Rollen- und Aufgabenbeschreibungen der an der Konzeptentwicklung Beteiligten
  • Vereinbarung der Arbeits- und Kommunikationsstrukturen während der Konzeptentwicklung
  • Abklärung des finanziellen Rahmens
  • Fragen zum Format des Konzeptes zu klären
  • Einen Zeit- und Fahrplan zu erstellen

Checkliste zur Projektsteuerung und -durchführung

a) Klärung der Rollen- und Aufgabenbeschreibungen der an der Konzeptentwicklung Beteiligten:

a) Klärung der Rollen- und Aufgabenbeschreibungen der an der Konzeptentwicklung Beteiligten:

  • Wie sehen Führungskräfte ihre Rolle und ihre Funktion im Rahmen der Konzeptentwicklung?
  • Wem obliegt die operative organisatorische Leitung der Konzeptentwicklung?
  • Welche Aufgaben sind mit der Projektleitung verbunden und wie werden diese Aufgaben im Projekt kommuniziert?
  • Welche Ressourcen stehen für Backoffice-Aufgaben zur Verfügung (zu Arbeitstreffen einladen, Sitzungen protokollieren)?
  • Ist klar definiert, wer zum Projektteam gehört, und ist den Projektbeteiligten klar, welche Aufgaben sie zu erfüllen haben?
  • Wer sorgt grundsätzlich für die Ergebnissicherung?
  • Welche Rolle übernehmen im Rahmen der Konzeptentwicklung das Regionale Bildungsbüro und das Kommunale Integrationszentrum?
  • Welche Bereiche innerhalb der Verwaltung (zum Beispiel das Jugendamt bzw. Schulamt) sind zu beteiligen und welche Rolle spielen sie bei der Konzepterstellung?
  • Welche Aufgaben (zum Beispiel für Teilprojekte) können delegiert werden?
  • Können vorhandene Steuerungsstrukturen genutzt werden oder benötigt die Konzeptentwicklung eigene Steuerungsstrukturen?
  • Wer ist Ansprechpartner*in für Krisen- und Konfliktsituationen?
  • Wer ist für die Freigabe der Konzeptergebnisse zuständig?

Praxistipp: Dokumentieren Sie die zu Anfang vereinbarten Rollen- und Aufgabenbeschreibungen und überprüfen Sie diese in regelmäßigen Abständen. Nehmen Sie Veränderungen auf, die sich aus dem Prozess heraus ergeben.

b) Vereinbarung der Arbeits- und Kommunikationsstrukturen während der Konzeptentwicklung:

b) Vereinbarung der Arbeits- und Kommunikationsstrukturen während der Konzeptentwicklung:

  • Wer ist innerhalb und wer außerhalb der Verwaltung über das Vorhaben zu informieren bzw. von Anfang an zu beteiligen?
  • Mit welcher Akzeptanz bzw. mit welchen Widerständen ist zu rechnen?
  • Sind regelmäßige Rücksprachen mit der Führungsebene vereinbart?
  • Auf welche vorhandenen Arbeitskreise, Kooperationen und Kommunikationsstrukturen kann zurückgegriffen werden?
c) Abklärung des finanziellen Rahmens:

c) Abklärung des finanziellen Rahmens:

  • Welche Budgets stehen grundsätzlich zur Verfügung?
  • Welche zusätzlichen Personal- und Sachkosten entstehen?
  • Müssen außerplanmäßige Ausgaben vorab genehmigt werden?
  • Passen die Zielsetzung und die mit dem Kommunalen Konzept verbundenen Vorhaben mit den finanziellen Rahmenbedingungen überein?
  • Welches Format soll das Konzept annehmen und sind für die Erstellung (Layout, Lektorat, Druck) weitere Kosten einzuplanen?
  • Welche weiteren Unterstützer*innen können für die Finanzierung der Projektidee gewonnen werden?
  • Wie soll das Konzept veröffentlicht und verbreitet werden (Veranstaltung etc.)? Entstehen dadurch möglicherweise weitere Kosten?
d) Format des Konzeptes klären:

d) Format des Konzeptes klären:

In welchem Format ein Konzept veröffentlicht werden soll hängt beispielsweise von der adressierten Leserschaft, den Standards zur kommunalen Öffentlichkeitsarbeit oder technischen Möglichkeiten ab.

  • An wen richtet sich das Konzept und welche Zugangswege stehen den Adressat*innen zur Verfügung?
  • Welche Reichweite und Sichtbarkeit ist gewünscht und welchen Akteur*innen soll der Zugang zum Konzept ermöglicht werden?
  • Welche technischen und finanziellen Möglichkeiten stehen zur Verfügung? (Printprodukt, Einbindung in die städtische Website)
  • Welche Standards und Vorgaben der Öffentlichkeitsarbeit sind zu berücksichtigen?
e) Zeit- und Fahrplan erstellen:

e) Zeit- und Fahrplan erstellen:

  • Ist der Start- und Endtermin für das Gesamtprojekt sowie gegebenenfalls für Teilprojekte oder die Finalisierung des Konzepts festgelegt und kommuniziert?
  • Sind wesentliche Meilensteine definiert?
  • Ist der Zeitplan insgesamt realistisch?
  • Sind Zeitpuffer eingeplant für Vorhersehbares wie zum Beispiel Urlaubszeiten oder Unvorhersehbares wie ein Personalwechsel oder ein erneuter Lockdown?
  • Ist zu Beginn eine Auftakt- bzw. eine Informationsveranstaltung oder zum Ende eine Veröffentlichung im Rahmen einer Veranstaltung geplant? Wer organisiert diese Veranstaltung und wer wird dazu eingeladen?

Praxistipp: Jede Kommune verfügt über eine eigene Abteilung, die für Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist. Es ist ratsam, diese Abteilung rechtzeitig über das Vorhaben zu informieren, da in der Regel Standards für Veröffentlichungen vorliegen, die man von Anfang an mitberücksichtigen kann.

4.2 Zwischenergebnisse mit der Leitungsebene rückkoppeln

Der Zeit- und Fahrplan sowie die Konkretisierung der Projektsteuerung werden mit der Leitungsebene und soweit gewünscht mit der Schulaufsicht und den entsprechenden kommunalen Gremien, wie zum Beispiel dem Lenkungskreis, abgestimmt.

  • Beispiele für die Beteiligung der zentralen Akteur*innen in den jeweiligen Kommunalen Konzepten
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